Venzo er en digital garage- og innovationsvirksomhed, organiseret som et økosystem af innovatører og ekspertteams, der specialiserer sig i menneskecentreret digital transformation.
Udbytte
-
Bedre styring af SKI underleverandører, samt automatisering af rapportering
-
Kundedimensionsløsning gør det lettere at rapportere
-
Strømlining, optimering og automatisering af rykkerproces.
Venzo Group er et partnerskab, som består af en række forretningsenheder, der hver er indarbejdet som en selvstændig juridisk enhed.
Venzo er netop overgået fra e-conomic til Microsoft Dynamics 365 Business Central (Business Central). ERP-skiftet er blevet foretaget af en anden, større, dansk ERP-partner og er desværre ikke gået helt smertefrit.
Efter ni måneders drift opfattede organisationen Business Central, som et tilbageskridt i forhold til e-conomic og et for komplekst ERP-system, der krævede unødvendigt meget arbejde. Corpital blev kontaktet for at give en second opinion på, om det virkelig er rigtigt, at Business Central var så komplekst og fejlbehæftet.
Produkter
“Show me your system” og så i gang
Corpital og Venzo mødtes til en gennemgang af Venzos systemarkitektur og udfordringer. På mødet blev det konkluderet, at system-landskabet var blevet unødvendigt komplekst på grund af manglende forståelse for Venzos forretning og diverse lappeløsninger for at få dagligdagen til at køre.
For at Venzo kunne få den fornødne glæde af Business Central, skal vi have etableret den rigtige arkitektur med rene snitflader, som gør det muligt at forsimple processer og dermed få fjernet behovet for lappeløsninger.
Venzo har også fat i bilag og data mange gange gennem en proces. De har bagefter mange afstemninger for at tilsikre, at de har haft fat i korrekt data. Corpitals anbefaling var bl.a., at alle processer burde genbesøges og optimeres for at tilsikre, at data opsamles og behandles korrekt første gang.
Baseret på mødets konklusioner, blev det aftalt afprøve samarbejdsformen ved at have tre konsulentdage, hvor det tekniske team mødte onsite hos Venzo for at løse nogle af de mest kritiske udfordringer sammen med Venzo-teamet.
Betaling til SKI-underleverandører
Hvert år køber det offentlige ind for cirka 365 mia. kr. hos private virksomheder. 3 pct. af det samlede offentlige indkøb foretages på SKI-aftaler. Venzo er offentlig leverandør, der leverer ydelser igennem SKI.
Venzo havde mange manuelle processer i forbindelse med viderefakturering og betaling af underleverandører til SKI. Afstemning af betalinger forgik ved manuelt at opdatere excel arks og derefter håndtere betalingerne i Business Central.
Corpital udviklede i tæt samarbejde med nøglemedarbejderne hos Venzo en løsning, så Købs- og salgsfakturaen bliver knyttet sammen allerede inden bogføringen. Dette medfører, at købsfakturaer automatisk bliver frigivet til betaling, når kunden har betalt. Løsningen reducerer både tidsforbrug og fejl i Venzos økonomiafdeling.
Indrapportering til SKI
Som offentlig leverandør skal der løbende indrapporteres omsætning, der vedrører SKI-aftalen.
Venzo ønskede, at de nødvendige data blev opsamlet naturligt i Business Central, så disse tal efterfølgende kunne trækkes direkte fra Business Central og indrapporteres til SKI via en csv-fil.
Corpital har derfor udviklet en rapport, der trækker de ønskede oplysninger fra de forskellige moduler i Business Central og danner en fil med de data, der skal indrapporteres til Ski via BC. Dette reducerer det manuelle arbejde i indrapporteringsprocessen.
Kundedimensionsløsning gør det lettere at rapportere
En vigtig del at Venzos rapportering knytter sig til debitorer på flere forskellige niveauer. Venzos udfordring var, at der blev brugt meget tid på at lave denne rapportering manuelt, da debitorkoblingen naturligt nok kun var direkte på relaterede debitorposter og ikke alle øvrige posteringer.
Corpital har udbygget Business Centrals standard dimensionsløsning, så hver enkelt debitor nu også figurerer som en selvstændig dimension. I praksis betyder det, at hver gang vi opretter en ny debitor, bliver dimensionen automatisk tilføjet med den pågældende debitor og disse to kobles sammen. Med andre ord der nu en dimension, som er 1:1 med hver enkelt debitor. Informationen trækkes dermed rundt i hele Business Central, hvilket gør det muligt at kontere alle poster korrekt, så der efterfølgende kan rapporteres som ønsket.
Strømlining, optimering og automatisering af rykkerproces
Tidligere rykkede Venzo sine kunder manuelt og uden fast procedure og Venzo ønskede derfor at strømline, optimere og automatisere rykkerprocessen.
Vi tog en overordnet snak om best practice i forbindelse med rykkerprocedurer og gennemgik de ønskede processer. Der blev afklaret en række spørgsmål relateret til rykker-niveauer, differentiering af kunder, gebyrer, renter og formuleringer af tekster.
Hele rykkerproceduren blev igangsat, afstemt intern i organisationen og opsat i BC på én dag.
Rykkerproceduren kører nu helt strømlinet og automatisk, hvorved en masse tid bliver sparet, en masse dårlige undskyldninger fra kunderne undgås, og Venzos kunder betaler nu oftest hurtigere.
Referencer
Vi har gjort det for andre. Vi kan gøre det for dig.
Kontakt os
