People's - Nytænkt ERP-arkitektur understøtter forlags strategi

People’s er et ungt forlag, som har udgivet flere populære bestsellers indenfor både fag- og skønlitteratur.

People’s blev oprindeligt stiftet under navnet People’s Press i 2002, men har efterfølgende skiftet navn til People’s. Forlaget blev i 2017 opkøbt af svenske Storytel. Udover at være et traditionelt bogforlag er hovedfokus i dag også målrettet nye medieformer, såsom lydbøger, podcast og lydproduktioner.

Udbytte

Nedbrydning af data giver fleksible statistik muligheder
Forenkling og automatisering frigiver tid til vigtigere opgaver
Datarens og ny struktur muliggør detaljeret rapportering til moderselskab
Løftet til Business Central Cloud giver nye integrationsmuligheder

Forlags -og mediebranchen er igennem de senere år blevet disrupted af digitale medier. People´s var strategisk og forretningsmæssigt klar, men deres ERP-system var af ældre dato.

Corpital har samarbejdet med PeopleGroup A/S koncernen siden 2004 som People’s har været en del af. Corpital har udviklet People’s oprindelige royalty-system, som ud over håndteringen af de daglige ERP opgaver i NAV også har håndteret aflønning af forfattere og samarbejdspartnere m.m.

Det er ikke nogen hemmelighed, at hele forlags- og mediebranchen er blevet disrupted af digitale muligheder. People’s har formået at gentænke og tilpasse sig markedet på et strategisk -og forretningsmæssigt plan.

Til gengæld haltede deres ERP-løsning bagefter, da den ikke længere blev understøttet af Microsoft og der dermed ikke kom flere Service Packs. Dermed “knækkede” koblingen til diverse 3. parts produkter og det var ikke muligt at benytte ny teknologi. People’s oplevede i højere grad, at der opstod situationer, hvor vi måtte lave damage-control for fortsat at kunne holde den ældre NAV løsning kørende.

Med andre ord var det tid til at få People’s over på en moderne ERP-platform, som afspejlede og understøttede den nye virkelighed.

Produkter

“Vi har længe haft et stort ønske om at arbejde mere moderne og få forenklet en række processer.

Corpitals’s ERP-team har et indgående kendskab til vores forretning og har hele tiden haft forenkling for øje og fokus på selv de mindste detaljer.”

Josefin Larsson, Økonomichef hos People's.

People’s viskede tavlen ren

Efter at have givet People’s en overordnet introduktion til Microsoft Dynamics 365 Business Central (BC) viskede vi tavlen helt ren. Vi startede en proces, hvor vi ikke forholdt os til den gamle NAV løsning eller hvordan vi plejer at gøre.

Vi udtænkte en hel ny arkitektur ud fra et rent drømmescenarie, hvor vi samtidigt havde vi en ambitionen om at benytte så meget standard funktionalitet i Business Central som muligt - vel og mærke på den rigtige og tiltænkte måde.

Vi nedbrød alle data strømme i enkelte logiske dele med rene snitflader, som vi så efterfølgende kunne sætte sammen efter behov. På den måde fik vi en datamodel, som fremadrettet markant nemmere kan tilpasses i forhold til både data og processer.

For at få etableret det rette fundament, kørte vi i starten af projektet tre spor - Vi forholdt os stadigvæk ikke til den bestående løsning og data !

Nytænkt og forenklet opsætning med Corpitals Core Kit

I Business Central er der over 180 objekter (kartoteker) med forskellig indbyrdes sammenhæng som danner fundamentet i den ønskede løsning. Det er meget individuelt, hvor mange af disse objekter, der skal benyttes.

Når man starter en helt ny Business Central, får man demo regnskabet CRONUS Danmark A/S. Dette regnskab er ikke bygget til drift, men viser forskellige områder af applikationen. Lidt groft kan man sige at 80% er mellem 20-80% konfigureret og vel og mærke ikke med sammenhæng for øje.

Corpital anbefaling er ikke at tage udgangspunkt i CRONUS opsætningen. Det er en “quick and dirty” metode til hurtigt at komme i gang. På overfladen vil løsningen fungere, men “down the road” begynder udfordringerne løbende at melde sig.

Corpital har udviklet et Core Kit, som tager udgangspunkt i en generisk kontoplan. Kontoplanen er godkendt af tre forskellige revisionsfirmaer og udover kontoplanen, er der en lang række bagvedliggende opsætninger, som er lavet ud fra mange års erfaringer og best practices.

Tanken er, at man hurtigt kommer godt i gang og får et mere konkret grundlag at drøfte ønsker til opsætning ud fra.

“Vi har med udgangspunkt i Corpital’s Core Kit genbesøgt vores kontoplan. Det har været en meget tidskrævende proces for os internt, men det har virkelig været sundt for os at gennemgå og tage stilling til de enkelte finanskonti og reducere antallet af konti 'signifikant", fortæller Josefin Larsson, Økonomichef hos People´s:

Fleksibel og præcis statistik er gjort mulig gennem dimensioner

Tidligere havde People’s oprettet en lang række separate finanskonti for hvert projekt, hvilket resulterede i en lang og kompleks kontoplan. Kun enkelte dimensioner blev brugt og de afspejlede på ingen måde ønskerne til statistik.

Efter People´s har implementeret Corpitals Core Kit, er der nu kun enkelte omkostningskonti i kontoplanen. Rapportering og statistik tager udgangspunkt i, at dimensioner nu er konfigureret korrekt op i Business Central.

Josefin Larsson, Økonomichef hos People´s: “Specielt i denne proces, har vi arbejdet meget tæt sammen med Corpital, som igen og igen blev ved med at udfordre os på dimensioner og dimensionsværdier. Det har resulteret i, at vi nu har en række veldefinerede dimensioner, som er knivskarpt opsplittet og uden overlap af dimensionsværdier.”

Dimensionerne er knyttet til debitorer og varer med et kontrolkrav på udvalgte finanskonti for at sikre, at alle bogføringer har korrekt udfyldte dimensionsværdier. Dermed bliver statistisk data korrekt.

Josefin fortsætter: “I forbindelse med den nye arkitektur omkring dimensionerne har vi også fået højnet vores datakvalitet samt forenklet vores dagligdag. Som et simpelt eksempel skriver vi ikke længere manuelt forfatternavn på varekortet, da denne oplysning automatisk trækkes i forbindelse med udfyldelsen af forfatterdimensionen.”

People´s kan med andre ord nu kombinere dimensioner til ethvert behov for dataudtræk, hvilket giver dem mulighed for et meget mere nuanceret billede af deres forretning.

Omfattende oprydning af data

Vi begyndte først nu at forholde os til vores eksisterende data og hvordan de skulle konverteres ind i den nye arkitektur. På den måde undgik vi at gå på kompromis i forhold til designet af den nye løsning.

Den nye løsning er fundamentalt opbygget markant anderledes i forhold til hvordan produkter og salg er struktureret. Data er gået fra at være “horisontal” til at være “vertikal”. Det vil sige, at en record ikke længere indeholder alle informationer direkte (horisontalt) men i stedet er “renere” og så har referencer til andre kartoteker og records som så tilsammen giver det fulde datasæt.

Øvelsen har bestået i at splitte samt manipulere eksisterende data, så den passede ind i den nye “vertikale” datamodel med flere kartoteker. I den forbindelse har det været naturligt at rydde op og forædle data. Fx. er der nu registreret CVR-nummer på alle debitorer og kreditorer. Desuden er de gamle debitor -og kreditornumre ændret til CVR-nummer. Dermed undgår vi dubletter.

Den store gevinst er, at Corpital, på baggrund af den nye datamodel, opsplitning samt linkning af data, har kunne forædle og ensrette eksisterende data.

Automatiseringer med Continia

Det sidste, som vi gjorde inden Go-live, var at implementere en række af Continias produkter for at højne effektiviteten yderligere.

Continias løsninger er “Built Inside” Microsoft Dynamics 365 Business Central, hvilket giver en samlet oplevelse og fjerner behovet for at skifte mellem systemer. Brugergrænsefladen er velkendt for Business Central brugere, hvilket minimerer indlæringskurven.

Fakturaer til People´s kunder afsendes med Continia Document Output. Leverandørfakturaer behandles via OCR genkendelse af Continia Document Capture, således at indtastningsarbejdet stort set er væk. Sidst men ikke mindst håndterer Continia Payment Management den direkte integration med banken for både indbetalinger og godkendte udbetalinger.

Bogholderiet har fået frigjort tid fra traditionelle dagligdags opgaver - tid der nu kan allokeres til mere spændende opgaver.

Samarbejdet med Corpital

“Det er altid med en vis portion skepsis og nervøsitet, at man udskifter et ældre ERP system. Der er mange ting, som der skal tages højde for og man kan umuligt vide alt up-front.

Vores samarbejde med Corpital har indtil videre varet i næsten 20 år med en forventning om mange flere gode år. Et samarbejde af denne varighed kan kun lade sig gøre, fordi vi føler os trygge i relationen og det har dette projekt igen bekræftet.

Det er tydeligt at se, at Corpital har mange års erfaring. De er gode til at forstå vores forretning og passer godt ind i vores kultur. Konsulentteamet udviser stor faglighed og kompetence - både i deres rådgivning, men også i den tekniske arkitektur og udvikling.”

Josefin Larsson, Økonomichef hos People's.