Racket Club - Klar, parat, vækst!

Racket Club er en dansk kæde af padelcentre, der tilbyder faciliteter til både begyndere og øvede spillere. De har flere centre i København og omegn, som tilbyder både indendørs -og udendørsbaner.

Udbytte

Automatisering af Opportunity-to-Cash processen
Elektronisk kontrakthåndtering med DocuSign
Professionelle leverancer med Milestone PM+ styrker klubbens services
Ensrettet salgsproces uanset produkt og center på én og samme platform
Forbedret indsigt i forretningen via rapporter og dashboards.

Sportsgrenen Padel er i kraftig vækst i Danmark og der bygges, i disse år, mange centre og baner i Danmark. Denne vækst oplever Racket Club også - og de har store ambitioner om at vækste og udbrede sportsgrenen endnu mere i hele Danmark. Klubben har for nuværende 7 centre og er på en vækstrejse, hvor flere centre løbende kommer til.

Klubbens centre ledes af lokale centerchefer. Disse støttes af en kompetent administration, som er sammensat af specialister inden for marketing, community building, brand activation, sponsor management, projektledelse, byggeri og operationel drift.

I starten af 2024 rakte Racket Club ud til Corpital. Klubben havde netop ansat en ny Chief Commercial Officer, Mikael Thomas, for at få strømlinet klubben kommercielt. Racket Club ønskede at løfte klubben ved at højne og ensrette deres services overfor erhvervskunder, sponsorer og medlemmer.

På IT-siden ønskede Racket Club at skabe et mere strømlinet og enkelt it-landskab, hvor man også fik aflivet nogle af de naturlige knopskydninger, der var opstået i forbindelse med opbygningen af klubben.

Produkter

Vild med out-of-the box funktionaliteten i Sales Cloud

Racket Club benyttede mange forskellige værktøjer for at kunne drive klubbens aktiviteter. De forskellige værktøjer talte ikke sammen, hvilket resulterede i at det ikke var muligt at danne sig et samlet overblik over fx. aftaler, sponsorater, medlemmer og centre.

Mikael har en mangeårig track-record med Salesforce fra tidligere jobs og vidste at Salesforce ville være den rigtige platform til at få samlet data, som lå i de enkelte centre, lokale excel-ark, mailboxe samt “oven i hovedet på medarbejdere.”

“Det er ikke nogen hemmelighed, at jeg er glad for Salesforce og jeg har tidligere haft stor glæde af out-of-the box funktionaliteten i Sales Cloud.

Det var naturligt for mig at tage Corpital med på rejsen, for vi kender hinanden godt og de er meget ligetil i deres tilgang til opgaveløsning, fortæller Mikael Thomas, Chief Commercial Officer, Racket Club."

Automatisering af Opportunity-to-Cash

Når en ny eller mulig erhvervskunde eller sponsor viser interesse, oprettes der et lead eller en opportunity i Salesforce. Herfra følges en traditionel salgsproces, indtil en aftale indgås.

Når en aftale er indgået, sker følgende automatisk:

En kontrakt oprettes baseret på den indgåede aftale.
Ud fra kontrakten og aftalens specifikke detaljer genereres de respektive ordrer.
Ordrerne sendes til de relevante afdelinger for fakturering.

Mikael Thomas: ”Vi har brugt standardfunktionerne i Sales Cloud, såsom Accounts, Contacts, Opportunities, Products, Contracts og Orders som fundament og har så lavet nogle skræddersyede processer (Custom Flows) for at automatisere dele af processen og sikre dataintegriteten."

Fordelene ved denne process er, at:

Salesforce giver et samlet overblik over det forventede cash flow baseret på start- og slutdatoerne for de indgåede aftaler.
Ved hjælp af Custom Flows sikres det, at alle nødvendige data automatisk oprettes korrekt ud fra foruddefinerede kriterier.
Processen minimerer manuelle indtastninger og fejl.

Elektronisk kontrakthåndtering med DocuSign

Processen omkring Kontrakthåndtering er også blevet forenklet og automatiseret. Docusign er nu en del af salgsprocessen og benyttes til indgåelse af aftaler elektronisk. Al kommunikation i forbindelse med kontraktindgåelsen bliver løbende opsamlet og registreret i Sales Cloud og man har dermed et samlet overblik over forløbet.

Automatikken fra Docusign vedligeholder automatisk relevante Contract data i Salesforce både i forbindelse med indgåelse af nye aftaler samt fornyelse. Sælgeren skal blot tilsikre, at aftalen underskrives, - herefter sættes ordren automatisk i produktion.

Salesforce Activity Capture benyttes til at logge Tasks, Events og E-mails og tredjeparts produktet Docusign benyttes til den elektroniske underskriftsproces.

Integreret projektstyring styrker klubbens services

Når en aftale bliver indgået, kræves der i mange tilfælde efterfølgende struktureret projektstyring for at sikre, at ordren gennemføres inden for de aftalte tidsrammer og budgetter.

Racket Club har derfor tilføjet add-on produktet Milestones PM Plus til Salesforce løsningen.

Et projekt kan eksempelvis dreje sig om et firmaarrangement, hvor der er en række delopgaver, der skal udføres inden kundearrangementer afholdes. Der kan være tale om booking af baner, planlægning af forplejning, afsendelse af en velkomstmail, samt survey efter afholdelse af arrangementet.

For at optimere processen er der udviklet en automatisering, der genererer et nyt projekt i Milestones PM Plus hver gang en aftale i Salesforce lukkes. Projektet oprettes automatisk baseret på de specifikke kriterier og valg, der er defineret i den tilhørende salgsmulighed (Opportunity). Dette sikrer, at projektet startes med de korrekte milestones og tasks fra starten.

Samme automatik benyttes ligeledes i forbindelse med sponsorater, hvor der også oprettes et projekt med en række opgaver vedrørende fx. fremstilling af banner med logo, involvering af eksterne partnere mv.

Klar-Parat-Vækst

Med Salesforce har Racket Clubs ledelse fået et realtids overblik over den samlede forretning, som giver ledelsen mulighed for at træffe beslutninger på et oplyst grundlag.

Med få klik kan medarbejdere nu på tværs af centres skabe sig et overblik over firmakunder og sponsorer, ligesom de kan gå ned i detaljen hvis det er nødvendigt. Dette har bl.a. medført, at klubben har langt nemmere ved at samarbejde om fx. firmaaftaler og sponsorater.

Den daglige operationelle drift er blevet strømlinet i forhold til projekter. Dette har givet klubbens erhvervskunder og sponsorer oplevelsen af en mere professionel leverance og dermed en højere tilfredshed, som sandsynliggør et fremtidigt mersalg.

Samlet overblik: Via den enkelte Account er der et 360 graders overblik over den enkelte samarbejdspartners engagement på tværs af de forskellige centre.
Realtidsrapportering: Realtidsrapportering og dashboards for leads, opportunities og ordrer understøtter datadrevet beslutningstagning for både ledelse og salgsteam.
En datasandhed: De mange excelark og “personlige systemer” der tidligere blev brugt til styring af salgsmuligheder, kontrakter og ordrer er nu samlet i Salesforce.

“Nu kan vi træffe handlingsbaserede beslutninger i realtid, hvilket påvirker klubbens udvikling på et utal af måder. Vi oplever højere effektivitet, øget service og optimale oplevelser for vores medlemmer, slutter Mikael Thomas, Chief Commercial Officer, Racket Club."