Hotel D’Angleterre

Hotel d’Angleterre blev etableret i 1755 og er som legendarisk københavnsk institution berømt for sin elegance, luksus og stil.

Hotellet har gennemgået en forvandling og er med udgangspunkt i stedets rige historie blevet relanceret som et revitalieret grand palais.

Udbytte

Implementering af standard løsning
Hurtig opgradering
Fuld transparens og styr på projektøkonomien

Hotel d'Angleterre er et af Danmarks mest ikoniske hoteller. I over 10 år har den daglige drift kørt upåklageligt på NAV 2009, som har fungeret som hotellets ERP løsning med diverse integrationer. Corpital har været hotellets ERP-leverandør siden 2017.

Selvom Hotel d'Angleterre stadig overordnet set var tilfredse med deres løsning, begyndte hotellet også at opleve begrænsninger, i takt med at teknologien udviklede sig og nye ønsker kom til.

For at kunne udnytte nye muligheder samt overholde den nye bogføringslov, valgte man ikke blot at opgradere til en nyere version men så det som en gylden mulighed for også at optimere interne processer, strømline arbejdsgange og erstatte forældede tredjepartsprodukter.

Valget blev at opgradere NAV til Microsoft Dynamics 365 Business Central Public Cloud, samt at udskifte flere bagvedliggende produkter, der var integration til.

Produkter

Strategisk testkonvertering sikrede tryghed og effektivitet

For at sikre en gnidningsfri overgang valgte Hotel d'Angleterre og Corpital at gennemføre en testkonvertering. Dette skridt var afgørende for at give finansteamet mulighed for at afprøve de nye produkter og processer, inden den endelige "go live".

Fordelene ved testkonverteringen var mange:

Praktisk træning: Corpital introducerede teamet til den nye løsning og arbejdsgange.
Verificerede integrationer: Integrationerne blev testet for at sikre, at de fungerede som forventet.
Grundig test: Komplet test A-Z test af den nye løsning.

"Testkonverteringen var afgørende for at give os ro i maven. Vi fik mulighed for at dykke ned i systemet og afprøve, hvordan alt ville fungere i praksis, før vi tog springet og gik live," udtaler Agnese Alukica, Hotel d'Angleterres projektansvarlige.

Under testkonverteringen blev data overført 1:1 fra det gamle NAV og kun de nødvendige tilpasninger blev udviklet på ny.

Optimering og modernisering af nøgleprocesser

Projektet fokuserede i højere grad på at modernisere og optimere de specialtilpasninger, Hotel d’Angleterre havde i deres gamle system.

Effektiv bilagshåndtering med Continia Document Capture

Tidligere benyttede Hotel d’Angleterre Cloud Nova til indlæsning af købsbilag. Da løsningen ikke var “Cloud-ready” anbefalede Corpital at overgå til Continias Document Capture som er “Built Inside Business Central”. Da man allerede kendte Continias Payment Management-løsning, var valget oplagt.

For at samle alle historiske og fremadrettede købsbilag på samme platform konverterede Corpital historiske Cloud Nova filer til standard PDF, samt tilknyttede dem til de respektive kreditorer i BC.

Medarbejderudlæg håndteres med Continia Expense Management

I implementeringsforløbet fik Hotel d’Angleterre også øjnene op for produktet Continia Expense Management, som benyttes til håndtering af medarbejderudlæg.

Håndtering af udgiftsbilag havde hidtidigt foregået manuelt og man kunne se en række muligheder for at optimere processer i forhold til medarbejderudlæg. Der var et stort ønske, om at dette allerede kom med i den forestående Go-live.

For at imødekomme dette blev det aftalt at lave en basis opsætning og derfra tage det i etaper. Efterfølgende kunne det så besluttes, om der var nogle tilkøbsmuligheder, der ville give værdi.

Nyt lønsystem med 365Løn

Hotel d’Angleterre skulle også udskifte deres lønsystem, da Lessorløn ikke videreudviklede deres lønsystem til Business Central. Valget faldt på 365Løn, og implementeringen blev foretaget af Hotel d’Angleterres egen bogholder.

Corpital sikrede en gnidningsløs overgang ved at udvikle en funktionalitet, der muliggjorde udlæsning af historiske lønsedler til PDF-filer, som efterfølgende blev indlæst i et nyt “skygge” kartotek, der er direkte koblet sammen med Business Central 365Løn. Der er opsat strenge sikkerhedskrav, som tilsikrer, at det kun er udvalgt personale, som har adgang til løndata.

Løbende vidensoverdragelse

Hotel d’Angleterres finansteam er yderst kompetente og fravalgte Corpitals normale walk-through samt yderligere uddannelse før go-live. I stedet dokumenterede Corpital løbende ny funktionalitet i små videoer og how-to guides.

Dermed fik Hotel d’Angleterre “hands-on” viden overdraget, som også kan bruges til nye med- arbejdere fremadrettet.

Gnidningsløs Go-live

Selve driftskonverteringen forløb gnidningsløst.

Efter Go-live afholdt vi de to første uger daglige "Ask the Professor" online sessioner, hvor finansteamet stillede spørgsmål og fik løst konkrete problemstillinger "on the fly".

Herefter var forløbet præget af nye ønsker og udfordringer i særdeleshed i forhold til Continia Expense Management. Den praktiske hands-on brug i dagligdagen fremfor de tidligere manuelle processer viste sig at være mere komplekse end som så, hvilket først blev synligt efter go-live. Disse er blevet løst gennem udvikling/tilpasninger og en generelt bedre produktforståelse.

Agnese Alukica opsummerer projektet: "Vores samarbejde med Corpital har været rigtigt godt. De har guidet os sikkert igennem processen, og vi står nu med en moderne og fremtidssikret løsning, der understøtter vores forretning optimalt.

Corpitals hands-on tilgang med blandt andet 'Ask the Professor'-møderne var uvurderlige og sikrede, at vi kom godt i gang med den nye løsning."