Focus Dental Service sælger og servicerer en række førende dentalprodukter til kommunale og private tandklinikker i Danmark.
Focus Dental Service har 9 ansatte, hvoraf 6 er kørende serviceteknikere, der ud over montage også udfører eftersyn på fx. røntgenanlæg, tandlægestole og vandanlæg.
Udbytte
-
Fra ældre usupporteret ERP-løsning til Microsoft Dynamics 365 Business Central.
-
Automatiseringer med Continias Document Capture, Payment Management, Document Output og Expense Management.
-
Optimering af kontoplan og brug af dimensioner.
Focus Dental Services havde en ældre ERP-løsning, Visma Mamut, som ikke længere blev supporteret af leverandøren. Focus Dental Service skulle derfor have en ny ERP-løsning og valget faldt på Microsoft Dynamics 365 Business Central.
Focus Dental Service havde Visma Mamut, en ældre ERP-løsning, som i en længere periode ikke var blevet videreudviklet. Den gamle software kunne ikke samarbejde med nye programmer, der var nødvendige for at implementere nye digitale forretningstiltag. ERP-systemet kunne i bedste fald sammenlignes med at køre i hestevogn - på motorvejen. Løsningen var derfor ikke tidssvarende og flere og flere manuelle processer var opstået for at kunne køre forretningen.
ERP-systemet kunne kun tilgås fra en windows computer, hvilket ejerne følte var begrænsende. De ønskede at kunne tilgå deres ERP-løsning fra smartphones og tablets, hvor som helst - når som helst.
Ved at skifte til en cloud-baseret ERP-løsning, har Focus Dental Service nu adgang til den nyeste teknologi, som understøtter virksomhedens positive udvikling.
Produkter
Manglende udvikling og support bremsende den positive vækst
Bo Blok, Partner, Focus Dental Service fortæller: “Hvis Corona-epidemien har lært os noget som helst, så er det, at den eneste måde, vi kan klare os på konkurrencemæssigt er ved at få automatiseret en masse processer og få brugbar data, så vi kan styre vores forretning endnu mere effektivt.
Det krævede en ny ERP-platform og en implementeringspartner, som kunne guide os.”
Den administrative dagligdag er blevet gentænkt
Vi startede med en basiskonfiguration af Microsoft Dynamics 365 Business Central. Herefter havde vi en række iterationer, hvor Focus Dental Service og Corpital gennemgik de enkelte processer direkte i løsningen. Formålet var at identificere de gaps, der var i forhold til dagligdagen og så tage en drøftelse af hvordan disse skulle løses i det nye setup.
Henrik Atzen, Partner, Focus Dental Service: “I stedet for at gøre tingene som vi plejer, har vi vendt hver enkelt proces og gentænkt meget af den administrative dagligdag. Vi valgte at fokusere på, hvordan man typisk ville løse Focus Dentals forretningsmæssige opgaver i Business Central.”
Kontoplan blev kraftigt reduceret og dimensioner taget i brug
I forbindelse med skiftet til Business Central, anbefalede Corpital, at Focus Dental Service genbesøgte og revurderede deres kontoplan signifikant. Formålet var at simplificere kontoplanen, komme af med de utallige konti, der ikke længere blev brugt, samt få en mere tidssvarende kontoplan som ikke fremadrettet ville “sande til”. Dette blev bl.a. løst ved at introducere dimensioner og dimensionsanalyse som styringsværktøj.
Automatisering af processer med Continia
Eftersom hele bogholderifunktionen blev endevendt og man alligevel skulle lære nye rutiner, blev det besluttet i samme ombæring at introducere en række Continia-produkter, der kunne automatisere arbejdsopgaver fra dag 1.
Corpital har således implementeret Document Capture, som automatiserer hele håndtering af fakturaer fra kreditorer. På debitorsiden er der automatiseret igennem implementeringen af Document Output, som sender og håndterer udgående dokumenter. Payment Management automatiserer Business Central processerne omkring kreditor -og debitorbetaling via en direkte forbindelse til banken. Sidst men ikke mindst håndteres medarbejderudgifter nu gennem Expense Management og dermed kommer der ikke løse bilag dumpende.
Planlagt ‘go live’ blev overhalet af virkeligheden
Henrik Atzen, Partner, Focus Dental Service: “Vores projektplan blev overhalet af virkeligheden, da en kritisk del af Visma Mamut meget pludseligt blev lukket ned. Dette kom uventet for os og betød, at go-live blev “lige på og hårdt”, da testkonvertering, up-front undervisning m.m. blev sprunget over.
Da vi er en mindre virksomhed, blev vi også enige om at neddrosle de “formelle” rammer dvs. ikke at køre med styregruppemøder og formaliserede sprint.
I stedet valgte vi at samarbejde i en mere “operationel” projekttilgang, hvor vi afholdt tavlemøder med post-its over dagens/ugens aktiviteter og havde vores hovedfokus på eksekvering. Dermed ikke sagt, at der ikke var nogen overordnet styring. Corpital leverede løbende detaljerede status, beslutnings -og økonomireferater.
“Nu er vi teknologisk up-to-date og alle processer er endevendt og optimeret. Fundamentet er dermed på plads til, så vi kan komme i gang med Mobilplan, som vil hjælpe vores kørende teknikere. Vi er rigtigt glade for samarbejdet med Corpital og kan på det varmeste anbefale dem som implementeringspartnere, slutter Henrik Atzen, Partner fra Focus Dental Service."
Vil du vide mere ?
