Pedan omlagde sit IT-landskab

Opgradering til Business Central og integration til global Salesforce løsning

Da Pedan skulle omlægge sit IT landskab blev Corpital valgt som IT sparrings – og implementeringspartner. Alle processer og muligheder var i spil, da Pedan besluttede sig for at overgå til Technogyms globale Salesforce-løsning (CRM) og i samme åndedrag opgradere en ældre stærkt tilpasset Microsoft C5 til en ny Dynamics 365 Business Central (ERP).

Bent Hagen, Pedans CEO: “Pedans motor er Microsoft Dynamics 365 Business Central, mens Salesforce styrer alle
vores kundevendte interaktioner. Det er et fantastisk fundament”.

Fra tanke til handling

Pedan oplevede en kraftig vækst i kunder og omsætning, hvilket havde medført et stadig stigende pres på organisationen i forhold til at kunne håndtere efterspørgslen og det stigende antal ordrer. Pedans administrerende direktør besluttede sig for, at tiden var moden til en omfattende opgradering af Pedans IT-landskab.

Bent Hagen, administrerende direktør: “For at understøtte visionen for Pedans vækst, trængte vi til at få moderniseret vores IT-arkitektur herunder integrere til Technogyms globale Salesforce-løsning. I forhold til ERP-opgraderingen ønskede jeg helt overordnet at automatisere og optimere på en række interne, meget manuelle, arbejdsgange. – Og på toppen af det hele skulle gennemgangen af processerne afdække, hvordan vi kunne arbejde smartere og bruge vores ressourcer rigtigt”.

Optimering af finansprocesser

Formålet med opgraderingen af Pedans ERP-system var med andre ord ikke blot at løfte funktionaliteten op til nyeste standard, men i høj grad at automatisere de ofte meget manuelle processer, hvor det gav mening. Modulerne Finans, indkøbs, salgs -og logistikprocesser er blevet detaljeret gennemgået.

I forhold til finansprocesserne har Pedan implementeret Corpitals abonnementsmodul til opkrævning af licens- og leasing aftaler, så de nu kører automatisk.

Pedan har også købt Continias Document Capture, så fakturaer og andre dokumenter nu bliver automatisk analyseret, matchet og data bliver lagt ind i Dynamics 365 Business Central for godkendelse. Contina Expense Management er taget i brug mhp at automatisere håndteringen af udlæg. Medarbejderudlæg bliver nu automatisk matchet med banktransaktioner på firmakreditkort.

Optimering af logistik -og lager processerne

Pedan var fastlåst i et ældre selvudviklet lagerløsning. På baggrund af gennemgang af logistikprocesserne rådgav Corpital Pedan til at bruge flere standard processer i Dynamics 365 Business Central til at skabe det bedste og mest sammenhængende supply chain-flow (salg, indkøb, lager og retur).

For at optimere distributionsprocessen blev Delivery Management værktøjet Consignor samtidigt implementeret. Herved blev processerne omkring forsendelser til kunder, bestilling af forsendelser fra leverandører forsimplet og det er nu muligt for Pedan at optimere på deres fragtomkostninger.

Afdækning af muligheder i forhold til global Salesforce-løsning

For at styrke det strategiske partnerskab med Technogym ønskede Pedan at overgå til deres globale Salesforce-løsning. I den forbindelse var der en række muligheder, som skulle afdækkes.

Bent Hagen, CEO: “Der har været rigtigt mange bolde oppe at vende og nu lander de én for én. Jeg glæder mig dagligt over, at vi slipper for en del manuelt arbejde. Nu kan vi bruge vores tid på at vækste Pedan med det samme antal ressourcer.“

Corpital byggede et “Proof of Concept” miljø, hvor det blev sikret, at de identificerede processer blev understøttet. Sammen med Technogym og Pedan blev processerne gentænkt i henhold til Technogyms set-up, så løsningen ville give god mening og understøtte Pedans salgsproces.

Pedans tidligere CRM-løsning fra Microsoft er nu nedlagt og data og processer er nu flyttet til Technogyms globale Salesforce løsning og Microsoft Business Central (NAV) er nu dataopsamlingspunkt (hub) for alle aktiviteter.

Det har været særdeles tidskrævende at blive alignet med TechnoGym i Italien og der har været rigtigt mange interessenter involveret i rejsen.

Bent Hagen: “Jeg har værdsat det ejerskab, som Corpital har taget for dialoger med TechnoGym og øvrige interessenter, som har været involveret i projektet og den generelle sparring, som jeg har fået i forhold til mine muligheder i den globale løsning.”

Samarbejdet med Corpital

Pedan kører nu på en standard ERP-løsning, som nemt kan versions opgraderes, når der kommer nye versioner af løsningen fra Microsoft. Alle finansprocesser er endevendt og når alle Pedans medarbejdere er blevet fortrolige med det nye system og relaterede processer, bliver dagligdagen en del nemmere.

Bent Hagen: “Det har været en lang rejse, hvor vi har måttet gennemgå og udfordre måden, som vi arbejder på helt ned i detaljen. Det har krævet rigtig meget tid og fokus – for det kan ikke gøres halvt. Men jeg ser nu de fordele, som løsningen har givet os.

Jeg er ikke i tvivl om at vi nu står i en rigtig god position til at levere bedre services til vores kunder, håndtere vores arbejde mere effektivt ligesom vi nu er klar til næste skridt for at vækste og udvikle forretningen.”

Pedan A/S blev grundlagt i 1974 og er Danmarks førende leverandør af fitnessudstyr. Siden 1991 har Pedan været enedistributør af Technogym til Danmark, Grønland og Færøerne. Pedans organisation består bl.a. af konsulenter, montører & serviceteknikere. Læs mere om Pedan her.